Comment rédiger un email professionnel

Quelques règles en or  essentielles pour que le contenu de votre courriel soit pris au sérieux et que la forme ne distrait pas votre destinataire :

Quelques règles en or  essentielles pour que le contenu de votre courriel soit pris au sérieux et que la forme ne distrait pas votre destinataire :

1.       Utiliser une adresse email professionnelle. Ne jamais utiliser une adresse comme sweetfille ou metallica1. Lorsqu’on rédige et envoie un email professionnel, tout compte et ça commence par votre adresse email qui doit contenir votre nom et prénom ou la première lettre de votre prénom et votre nom ou tout simplement votre prénom. Votre nom rassure que votre email n’est pas un courrier indésirable et doit être lu.

2.       Rédiger un objet. Souvent nous ignorons cette partie car nous ne savons pas trop quoi écrire. Cet exercice est essentiel pour être sur que votre message sera bien reçu. Prenez quelques secondes pour réfléchir à ce pour quoi vous envoyez ce mail et ce que vous attendez en retour. Choisissez des mots simples et une phrase très courte ex : Réunion :  ven. 13, Documents à envoyer ou Proposition de contrat etc.

3.       Faire une salutation adéquate. Nous voyons sur les emails beaucoup de ‘Bonjour’. Ce bonjour est très impersonnel et peut-être mal reçu. Il est préférable de faire une salutation personnalisée ex : Bonjour Mme Lahrach ou tout simplement Mme Lahrach.  Dès la première ligne, votre destinataire voit que l’email lui est adressé personnellement et donc le prend plus au sérieux.

4.       Se présenter. Si c’est votre premier courriel adressé à cette personne, il faut se présenter en donnant votre nom, prénom, votre rôle et l’objet de ce message et pourquoi pas comment vous avez eu son adresse email. Ex : Je suis Malika Mansouri. Je suis chargée des relations commerciales au sein de la société Communication & Media. J’ai eu vos coordonnées par le biais de M. Hassan Zeroual qui m’a recommandé de prendre contact avec vous.  J'aimerais vous présenter notre entreprise et les services que nous offrons.

5.       Rédiger le contenu de l’email. Ne jamais dépasser 5 paragraphes et les phrases doivent être relativement courtes. Utiliser un langage soutenu et professionnel. Aérer les paragraphes en sautant la ligne. Visuellement votre email doit donner envie de le lire.

6.       Terminer l’email. Beaucoup de formules existent. A vous d'utiliser la mieux adaptée. Une formule courante est ‘Cordialement’. On peut aussi dire « Bien cordialement  ». « Très cordialement, » : si vous connaissez la personne ou souhaitez créer de l'empathie  et «  Bien sincèrement, »

7.       Signer l’email. Ne jamais oublier de rédiger votre nom entier en fin de courriel ex :

Malika Mansouri
Chargée des relations Commerciales
Communication & Media
Inclure également vos coordonnées (tél, site web, page FB etc.)

8.       Vérifier et faire vérifier le courriel. Il doit être naturel de réviser son texte et passer l’orthographe-grammaire pour corriger les erreurs les plus banales. Ensuite si c’est un email très important, faites-le vérifier par un collègue ou ami pour être sur que le message passe bien.

9.       Avant d’appuyer sur ‘Envoyer’. Avez-vous attaché les documents que vous avez mentionnés ? Avez-vous mis en copie les bonnes personnes ? Assurez-vous de garder une copie de l’email soit en l’ayant dans le dossier des messages envoyés ou en vous mettant en copie. Vous pouvez également demander un accusé de réception à travers Outlook ou d’autres messageries que vous utilisez.

10.   Envoyer. Après avoir envoyé un courriel, il est recommandé de le faire suivre par un appel téléphonique pour s’assurer qu’il a bien été reçu. Laisser suffisamment de temps au destinataire pour vérifier sa boite email avant de l’appeler.