Comment préparer et structurer une réunion

Vous êtes en charge d’animer une réunion. Voici les réponses auxquelles vous devez répondre avant le jour J.

 Thème : De quoi allons-nous parler ?
 Objectif : Quel but doit atteindre le groupe ?
 Plan : Le cadre et les règles.
 Participants : Avec quels participants ?
 Lieu : Où va-t-elle avoir lieu ?
 Temps : Quand va-t-elle avoir lieu et pendant combien de temps?
 Documents : Quels documents et supports visuels utiliser ?
 Salle : Chaises, tables, éclairage, tableau etc.
 Communication : Informer les participants de l’ordre du jour, date, heure, lieu de la réunion

Lorsque vous démarrez une réunion et en tant qu’animateur, vous devez :

 Accueillir les participants
 Vous présenter et présenter les participants
 Présenter le contexte de la réunion et peut-être la synthèse de la réunion précédente
 Indiquer l’ordre du jour et les objectifs de la réunion
 Définir les règles de fonctionnement

Au cours de la réunion, vous devez :

 Donner un temps de parole suffisant pour l’exposé des faits
 Utiliser le jeu du questionnement
 Solliciter les avis des participants
 Reformuler pour s’assurer que tout le monde a bien compris
 Interdire les attaques personnelles
 Faire des synthèses
 Conclure

Et pour conclure la réunion, vous mettez en place un plan d’action pour :

1. Répartir les tâches
2. Fixer le planning
3. Faire la synthèse
4. Fixer une date pour la prochaine réunion
5. Remercier les participants pour leur collaboration

Vous pouvez utiliser les outils suivants :

1. Diaporamas /Powerpoint
2. Tableau
3. Documents papiers
4. Vidéos / Images

Et n’oubliez pas que votre rôle est de :

• Mettre en mouvement le groupe vers les objectifs fixés.
• Ne pas monopoliser la parole.
• Ne pas imposer ses points de vue.

Bonne réunion !