Tous les jours, nous utilisons des outils de communication pour interagir, informer, persuader et demander de l’information. Dans le cadre professionnel, il est nécessaire de prêter une importance à fa façon de communiquer avec ses collègues, associés, partenaires et clients.
Voici une liste d’erreurs à éviter en termes de communication :
1. NE PAS REPONDRE A SES COURRIELS. La plupart d’entre nous sont noyés dans le travail et trouvent très peu de temps pour gérer leurs emails. Néanmoins, répondre aux mails reçus est la moindre des choses quand il s’agit de bonnes manières dans le monde du web. Il est nécessaire d’au moins accuser réception de vos mails et si vous avez un emploi du temps chargé, promettre de traiter la demande plus tard.
2. EVITER DE PRENDRE LES APPELS. Nous savons tous que cela est très frustrant lorsque nous appelons quelqu’un qui ne prend pas notre appel. Mettez-vous donc à la place de l’appelant. Prenez son appel et dites-lui l’état des choses. Si vous n’avez pas d’information à lui fournir, dites-le lui. Il appréciera mieux votre sincérité que le fait que vous ignorez ses appels.
3. NE PAS DONNER SUITE AUX MESSAGES RECUS. L’assistante vous transmet la liste des appels reçus qui vous sont destinés. Prenez le temps de revoir ces appels (Qui, quoi, quand). Si vous n’avez pas le temps de rappeler ces personnes, chargez quelqu’un de le faire pour vous.
4. PROMETTRE QUELQUE CHOSE QUE L’ON SAIT ETRE DIFFICILE A TENIR. Pourquoi vous avancer sur quelque chose si vous n’en êtes pas sur ? Protégez-vous toujours avec des phrases telles que ‘Nous ferons de notre mieux’ ou ‘Je ne peux pas vous le promettre mais …’. Ainsi votre interlocuteur sait que vous ne vous engagez pas à 100% et aura moins d’attente.
5. NE PAS PRENDRE SES SUPPOSITIONS POUR DES VERITES. Avant d’affirmer ou d’infirmer quoi que ce soit, vérifiez votre information. Se baser seulement sur des feelings ou les dire d'autrui n'est pas suffisant pour lancer des déclarations.
6. PARLER DE TOUT ET DE RIEN. Dans le monde du travail, on attend un peu plus que des paroles en l'air. Certes il est bien de converser avec ses confrères mais il faut aussi savoir faire preuve de concision et de précision dans ses dire.
7. EVITER LE REGARD. On les connait ces personnes qui vous parlent tout en pianotant sur les claviers de leurs ordinateurs. Si vous avez donné rendez-vous à quelqu’un, libérez-vous de vos occupations le temps de votre rencontre et évitez de répondre à des mails, appels téléphoniques… La personne en face de vous se sentira mieux valorisée et vous serez plus à l’écoute.
8. NE PAS INFORMER. Lorsque c’est une information essentielle, il est nécessaire de la partager avec les autres. Informez-les de votre changement de plan, d’une nouvelle stratégie mise en place, de plans à venir…Quand on partage de l’information, on crée de bonnes relations basées sur la confiance et le respect.
9. NE PAS SE PREPARER POUR SES REUNIONS. L’improvisation ne peut toujours marcher. Un meeting avec un client, un entretien d’embauche, un briefing avec un fournisseur, etc tout cela se prépare à l’avance. Préparez une liste de points et de questions à aborder, ainsi votre rencontre sera mieux structurée.
10. NE PAS PORTER SUR SOI DE CARTES DE VISITE. Si vous êtes chef d’entreprise ou cadre dans une banque, la carte de visite est le B.A.-BA de la communication. Avoir une carte simple et en même temps claire à présenter aux personnes que l’on rencontre est le début de toute bonne relation de travail. Alors ne vous contentez-pas de les avoir au bureau ou dans la voiture. Faites-vous de belles cartes et mettez-les dans votre portefeuille !!
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